GBM4 Dokumentation – 1.2 Menüleiste

1.2.1.1 Projekt wählen

Beim Anklicken des Buttons „Projekte“ öffnet sich die nachfolgende Maske (Abb. 3).
Wenn die Zeile „Projekt wählen“ markiert wird, werden die vorhandenen Projekte sichtbar und können mit dem Cursor ausgewählt werden.

1.2.1.2 Projekt beenden

Durch Anklicken des Buttons „Projekt beenden“ wird das Projekt geschlossen.
Sollte der Konnektor aktiviert sein, ist dieser vor der Beendigung eines Projektes zu schließen.

1.2.1.3 Projekt-Daten neulesen

Diese Funktion wird benötigt, wenn es Änderungen bei der Projektkonfiguration gegeben hat.

Beim Anklicken des Buttons „Projekt-Daten neu-lesen“ werden diese Änderungen übernommen und stehen sofort zur Verfügung.

1.2.1.4 Terminanzeige

Wenn bestehende Termine abgefragt werden sollen, wählen Sie bitte in der obersten Menüleiste unter „Projekte“ die Zeile „Terminanzeige“ aus.

Dann öffnet sich die Maske (Abb. 7), in der die Suche zeitlich eingegrenzt werden kann und unter „Filter“ die Suchkriterien ausgewählt werden können.

Abb. 7: Terminanzeige gefiltert

1.2.1.5 Standard-Datum für Änderungen festlegen

„An dieser Stelle kann durch das Setzen des entsprechenden Hakens ein Standard-Datum ausgewählt werden.

Bei der Bearbeitung der einzelnen Grundstücke wird dann nicht mehr beim Speichern nach dem gewünschten Datum gefragt, sondern automatisch das festgelegte Datum gesetzt. Ist das Standard-Datum aktiv, so wird das gesetzte Datum statt „manuell‘ in der oberen Ecke angezeigt.

1.2.1.6 Zukünftige Daten von Objekten überschreiben

Ist der Schalter aktiviert, so werden alle Änderungen dem Objekt ab dem Änderungsdatum mit der aktuellen Änderung überschrieben.
Der Aktivierung-Zustand der Option wird in der Statusleiste durch den Marker vor dem Datum angezeigt. Wird eine Überlagerung festgestellt, so wird dies dem Nutzer mitgeteilt.

Hinweis:
Diese Option betrifft auch den Sachdatenabgleich aber ohne Rückfrage.

1.2.2.1 Masken

Unter „Ansicht“ → „Masken“ sind die Teilregister abgespeichert.

1.2.2.2 Anpassen

Unter Ansicht – Anpassen können bestimmte Teilregister ausgeblendet werden. Dazu sind die entsprechenden Haken zu entfernen.

Die Reihenfolge der Teilregister kann nach Aufruf der Funktion „Anpassen“ nach Bedarf geändert werden. Wählen Sie ein Teilregister aus und verschieben es mit den Pfeilen auf der rechten Seite in die gewünschte Position. Wirksam werden diese Änderungen sofort.

Unter dem in Abb. 12 rot markierten Button wird die gewünschte Sprache ausgewählt. Als Standard ist Deutsch vorinstalliert.

Weiterhin ist es an dieser Stelle möglich, die automatische Anzeige einer IDE festzulegen beim Durchsuchen einer Grundstücksliste. In diesem Fall werden bei jeder aufgerufenen IDE die dazugehörigen Sachdaten in der Datenbank abgefragt. Diese Variante ist vorinstalliert.
Wenn die einzelnen Grundstücks-IDE nur durchsucht werden sollen, ohne die jeweiligen Sachdaten anzuzeigen, ist der Haken zu entfernen.

Unter diesem Button sind mehrere Zusatzfunktionen abrufbar. Durch Anklicken werden die vorhandenen Auswahlmöglichkeiten sichtbar.

1.2.4.1 Drucken

Um die Druckfunktion zu aktivieren, klicken Sie bitte unter „Extras“ den Button „Drucken“ an. In dem sich öffnenden Fenster (Abb. 14) sind die zur Verfügung stehenden Dokumente, die Eigentümer des zu bearbeitenden Grundstücks und die Druckoptionen sichtbar.

Der Druckbefehl wird mit dem Klicken auf „Druck“ ausgelöst.
Es öffnet sich ein Fenster zum laufenden Druckauftrag (Abb. 15). Es werden immer alle Druckaufträge angezeigt.
Zunächst erscheint der Status „Sende“, danach „Gestartet“ und am Ende „Fertig“.

1.2.4.2 Scannen (Workflow einpflegen)

Um bestimme Dokumente einem Grundstück hinzufügen zu können, wählen Sie unter „Extras“ die Funktion „Post-Scannen“ aus. Es öffnet sich nun das Programm (Abb. 16).

Unterstützt Formate: Bilder (bmp, jpg, jpeg, png, emf, tif (auch mehrseitige)), Pdf, Office (doc, docx, xls, xlsx).
Es können, aber auch andere Formate in den Workflow importiert werden.

Typ und Beschreibung können auch pro Dokument geändert werden.

Hinweis:
Um Dokumente in den Workflow verschieben zu können, müssen diese vorher als pdf-Datei eingescannt worden sein. (E-Mails sind ebenfalls als pdf-Dateien unter dem Pfad zu speichern, wo auch gescannte Dokumente gespeichert sind.

Klicken Sie nun auf „Import“ mit der Option „Datei importieren“, wenn Sie nur ein Dokument dem Grundstück zuweisen möchten. Alternativ lassen sich auch mehrere Dokumente auswählen oder ein Ordner. Um einen Ordner hinzuzufügen, benutzen Sie die Option „Verz. Importieren“. Als zusätzliche Funktion bietet Ihnen das Modul an, die Dateien zu verschieben. Die automatische Verschiebung wird ausgeführt, wenn Sie den Haken bei „Dateien verschieben“ setzen. Damit entfällt die manuelle Löschung dieser Dateien aus dem Scann-Verzeichnis.

Um ein eingescanntes Dokument der Liste hinzuzufügen, klicken Sie nun auf „Import“. Wählen Sie den Pfad aus, wo sich das Dokument befindet, markieren dieses Dokument und klicken auf „Öffnen“.

Danach befindet sich das Dokument in der Liste, wo es noch bearbeitet werden kann (Abb. 18). Die Bearbeitung wird durch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument gestartet. Eine Möglichkeit zum Öffnen der Bearbeitungsmaske ist es, das Dokument zu markieren und den Button „Bearbeiten“ anzuklicken.

Hier kann dem Dokument der betreffende Eigentümer zugeordnet werden. Der Typ und die Beschriftung sind vorinstalliert, können aber individuell geändert werden, siehe „Optionen“ (Abb. 19).

Durch Anklicken des Buttons „Extern öffnen“ wird das markierte Dokument sichtbar. Damit ist z.B. eine Überprüfung möglich, ob die richtigen Unterlagen zur Zuordnung ausgewählt wurden. Wenn alle relevanten Angaben eingetragen sind, klicken Sie bitte auf „Übernehmen“.

Wenn Sie alle Dokumente wie gewünscht vorbereitet haben, können Sie diese durch Anklicken des entsprechenden Buttons in den Workflow schieben.

Hinweis:
Vor der Verschiebung von Dokumenten in den Workflow ist sicherzustellen, dass diese nicht geöffnet sind!

Unter „Optionen“ öffnet sich nachfolgende Maske:
An dieser Stelle ist definiert, wo die gescannten Unterlagen als Datei abgelegt wurden, welcher Unterlagentyp festgelegt ist, unter welcher Bezeichnung (Beschriftung) die Datei im Workflow abgelegt wird, wo das Programm installiert ist und welcher Formular-Pfad verwendet wird.

Für Einzelfälle ist eine Änderung dieser Definitionen im Rahmen der Bearbeitung möglich.

1.2.4.3 Berechnung

Um eine Einzelberechnung zu starten, gehen Sie wie folgt vor.

Gehen Sie auf den Menüpunkt „Extras“ und dann auf „Berechnung“. Danach öffnet sich ein Fenster „Berechnung“ (Abb. 22).

Hier wählen Sie die Berechnungsart sowie den Berechnungsmodus aus.  Klicken Sie nun auf den Button „Zeigen“ und die Berechnung erscheint in der Berechnungsliste.

Benutzeroberfläche

Die Erweiterung wird über „Extras“ und „Textbausteine“ gestartet.

Nach dem Start der Erweiterung öffnet sich ein Fenster (siehe Abb. 23), welches in die Bereiche Eigentümer (1), Variablen (2), Verwaltung (3), Vorschau (4) und Statusleiste (5) unterteilt ist.

Hinweis:
Die Erweiterung ist erst aktiv, wenn Sie ein Grundstück selektiert haben. Andernfalls ist der Menüpunkt ausgegraut.

1. Eigentümer

Hier werden alle aktiven Eigentümer des Grundstücks aufgelistet, ungeachtet ihrer Heranziehbarkeit. Zum Filtern der herausziehbaren Eigentümer befindet sich ein entsprechendes Kontrollkästchen unter der Auflistung. Nur herausziehbare Eigentümer können gedruckt werden.

Hinweis:
Historische Eigentümer werden nicht berücksichtigt, ungeachtet der Ansicht im Zeitstrahl.

2. Variablen

In diesem Bereich werden die Textbausteine zum gewählten Eigentümer (siehe Abb. 24) in Variablen angezeigt. Ist eine Variable mit einem festen Textbaustein belegt, steht unter Belegung der Name des jeweiligen Textbausteins. Erfolgte die Eingabe als „Freie Eingabe“, steht „Freitext“ unter Belegung. Der komplette Inhalt einer Variablen wird nach Selektion dieser in der Vorschau (siehe Abb. 23, Bereich 4) angezeigt.

Zum Löschen einer Variablen markieren Sie die jeweilige Variable und klicken auf „selektierte Variable leeren“ (1). Möchten Sie alle Variablen mit einmal löschen, so klicken Sie auf „alle Variablen leeren“ (2). Abschließend müssen Sie die Änderungen übernehmen. Dazu klicken sie in der Statusleiste (siehe Abb. 28) auf „Textbausteine speichern“ (3).

Hinweis:
Der Button ist erst aktiv, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben. Andernfalls ist der Button ausgegraut.

3. Verwaltung

An dieser Stelle können Sie eigene Textbausteine anlegen (1), bearbeiten (2), löschen (3) oder umbenennen (4). Im oberen Bereich werden alle definierten Textbausteine aufgelistet. Der entsprechende Inhalt zum gewählten Textbaustein wird im Vorschaubereich (siehe Abb. 23, Bereich 4) angezeigt.

Hinweis:
Ein Textbaustein kann nur gelöscht werden, wenn dieser keinem Eigentümer mehr zugewiesen ist.

3.1. Textbausteine anlegen

Um einen neuen Textbaustein anzulegen, klicken Sie im Bereich Verwaltung (siehe Abb. 26) auf „Neuen Textbaustein anlegen“ (1). Anschließend öffnet sich ein Dialog (siehe Abb. 26.1), welcher sie auffordert, einen Namen zu vergeben.

3.1.1. Name Textbausteine

Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, welcher aus min. 2 und max. 20 Zeichen besteht. Zusätzliche Regeln für das Erstellen von Namen finden Sie in der Anlage 2: Syntaxregeln für Namen.

3.1.2. Inhalt Textbausteine

Nach erfolgreicher Namensüberprüfung öffnet sich ein Richtext-Editor (siehe Abb. 26.2). Dieser ist das maßgebliche Werkzeug zur Eingabe und Bearbeitung von Texten. Im oberen Bereich ist eine Symbolleiste mit Elementen zur Formatierung und Speicherung. Auf der rechten Seite befindet sich der Bereich mit den dynamischen Textblöcken (siehe 3.1.3).

Hinweis:
Der Editor verwendet RTF-Text, d. h. es werden alle Formatierungen aus gängigen Office-Programmen übernommen. Wollen Sie einen fetten Text in blauer Farbe schreiben, erzeugen Sie diesen z. B. in Word und kopieren ihn in den Editor.

3.2. Textbausteine bearbeiten

Möchten Sie einen bestehenden Textbaustein bearbeiten, selektieren Sie den entsprechenden Textbaustein und klicken im Bereich Verwaltung (siehe Abb. 26) auf „Selektierten Textbaustein bearbeiten“ (2). Anschließend öffnet sich der Richtext-Editor (siehe Abb. 26.2) mit dem entsprechenden Inhalt des Textbausteins zur weiteren Bearbeitung.

3.3. Textbausteine löschen

Zum Löschen eines bestehenden Textbausteins selektieren Sie diesen und klicken im Bereich Verwaltung (siehe Abb. 26) auf „Selektierten Textbaustein löschen“ (3).

4. Verwaltung

In der Vorschau werden die Inhalte von Variablen, Textbausteinen oder freien Eingaben angezeigt. Es besteht weiterhin die Möglichkeit bestehende Inhalte zu ändern bzw. zu ergänzen. Über die Vorschau werden Inhalte an die einzelnen Variablen gesendet. Dazu einfach einen Rechtsklick in den Vorschaubereich und es öffnet sich ein Kontextmenü (siehe Abb. 27). Hier kann man jetzt wählen an welche Variable der Inhalt gesendet werden soll. Abschließend müssen Sie die Änderungen noch übernehmen. Dazu klicken sie in der Stausleiste (siehe Abb. 28) auf „Textbausteine speichern“ (3).

1.2.5.1 Suche nach IDE/EigtID

Die einfache Suchfunktion finden Sie im unteren Bereich der GBM®4-Maske (Abb. 29) und erfolgt mithilfe  der Grundstücks-IDE (Identifikationsnummer) oder der EigtID (Eigentümer-Identifikationsnummer) unter dem Begriff „Zeigen“.

Hinweis:
Standardmäßig ist GBM4 darauf eingestellt, dass nach der Grundstücks-IDE gesucht wird. Wenn Sie nach der Eigentümer-ID suchen möchten, klicken Sie vor dem Start der Suche unten links auf „EigtID“.

Gesucht werden kann durch Anklicken des Buttons „Suche“ (Abb. 30) nach:

1. einem Eigentümer
2. einer Grundstückslage
3. einem Flurstück
4. Status
5. weitere Suche

Die Suche über diese 5 Kriterien, insbesondere bei häufigen Namen oder undetaillierten Suchbegriffen kann ergeben, dass mehrere Grundstücke gefunden werden. Das kann man daran erkennen, dass unten in der Menüleiste der GBM®4-Maske nicht nur eine IDE ausgewiesen ist, sondern daneben die Anzahl der gefundenen Grundstücke aufgeführt ist. In Abb. 32 ist dieser Bereich rot markiert. Über die Pfeile neben der gefundenen Anzahl können die weiteren Grundstücke aufgerufen werden und das zutreffende ausgewählt werden.